Легалізація документів іноземної держави через афідевіт
Досить часто в українців під час оформлення документів для використання за кордоном можуть виникнути певні проблеми з деякими документами., в першу чергу з ним стикаються ті особи, яким потрібно підтвердити за кордоном документально певний факт (наприклад про те, що особа не перебуває у шлюбі; належність паспорту або підпису конкретній особі) і саме для підтвердження цього застосовують «Афідевіт».
Давайте все ж таки розберемо, що це таке?
Афідевіт - це письмова урочиста заява; особливий документ, за допомогою якого підлягають завіренню папери, якщо неможливо їх легалізувати в тому чи іншому міністерстві.
Нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися.
Для підтвердження викладених фактів зазвичай додаються оригінали документів або ж їх копії. Варто підкреслити, що нотаріус не посвідчує факти викладені в документі та не несе відповідальності, якщо ви подали неправдиву інформацію та підтвердили її в тексті Афідевіту, а лише підтверджує, що підпис на цьому документі зроблений саме вами.
Афідевіт складається українською мовою на спеціальному нотаріальному бланку, також до нього можуть підшиватися нотаріальні копії документів, що згадуються в ньому. Крім цього він може бути перекладений іншою мовою згідно з вашим вибором, нотаріусом (якщо він володіє тією мовою), або перекладачем, підпис якого буде завірено нотаріально. Варто наголосити, що посвідчувальний напис нотаріуса залишатиметься на українській мові.
Відповідно до «Роз’яснення щодо нотаріального оформлення від імені громадян, підприємств, установ і організацій України документів, призначених для дії за кордоном» Міністерства юстиції України від 01.02.1998 року (далі роз’яснення) — нотаріальне оформлення документів, призначених для дії за кордоном, провадиться з урахуванням права тієї держави, до якої вони мають подаватися. Ця вимога грунтується на ст. 98 Закону України “Про нотаріат”, згідно з якою нотаріуси застосовують норми іноземного права, приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України
При оформленні документів, призначених для дії за кордоном, нотаріус повинен роз'яснити заінтересованим особам необхідність їх наступної легалізації, а саме проставити апостиль або здійснити консульську легалізацію, цього робити не потрібно лише у випадках, якщо це передбачено законодавством України та/або міжнародними договорами в яких бере участь Україна.
Афідевіт складається з:
- інформації про особу, яка дає письмові свідчення, а саме: прізвище, ім'я та місце проживання особи, яка підписує афідевіт;
- фактів, які склав нотаріус зі слів афіанта ("автор" афідевіту);
- клятви (підтвердження) від імені особи, що все викладене в афідевіті - правда;
- дата афідавіта.
Документи (листи, фотокартки, квитанції та інші), що додаються до афідевіту на підтвердження викладених в ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Згідно з вимогами деяких країн наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі. Після того, як текст афідевіта складений, до нього прикріплюються документи (якщо такі є), які громадянину необхідно легалізувати. Даний документ використовується за кордоном і пред'являється іноземним органам.
Серед видів заяв-афідевітів розрізняють:
- Заява про неперебування в шлюбі (цивільний стан);
- Заява-згода на тимчасовий виїзд малолітньої дитини за кордон;
- Заява-згода на виїзд малолітньої дитини на постійне проживання;
- Заява про згоду дружині/чоловікові на придбання нерухомого майна;
- Заява про фактичні показники одометра (пробігу автомобіля);
- Заява згода на навчання дитини за кордоном і виготовлення необхідних документів;
- Заява про належність особи до певного віросповідання.
Для певної країни, де буде використовуватися дана заява про сімейний стан, її обов’язково необхідно легалізувати належним чином – проставити апостиль або здійснити консульську легалізацію.
Проте, одним із найпоширенішим видом афідевіту з яким найчастіше звертаються до нотаріуса є заява про сімейний стан. Наприклад, якщо певна особа планує зареєструвати шлюб за кордоном або якщо іноземець планує зареєструвати шлюб в Україні, вам потрібно до укладання шлюбу звернутись до нотаріуса і оформити заяву про сімейний стан. Дана заява підтверджує наявність або відсутність перешкод для укладання шлюбу. Формулювання має бути однозначним (не був одружений/-а, розлучений/-а, вдівець/вдова).
До числа найбільш поширених документів, призначених для
дії за кордоном, відносяться різного роду довідки, зокрема:
- Документ, що посвідчує особу, наприклад, паспорт;
- Медичні довідки (довідка про щеплення, лист непрацездатності тощо);
- Довідки, які були переведені на іноземну мову;
- Документи суб'єктів господарювання (протоколи зборів, довіреності на фірмовому бланку суб'єктів господарювання, договіри)
- Будь-які інші документи, які не містять підпис уповноваженої особи та/або печатку.
У випадку оформлення афідевіту для підтвердження належності паспорта, то замість посвідчення особи до бланка додають нотаріально засвідчені копії сторінок. У разі використання медичних довідок додають їхні копії або оригінали.
Афідевіт може також оформлятися на документації суб'єктів господарювання і громадських організацій. Тобто посадова особа підприємства може сформувати афідевіт, який підтверджує, що докладені документи є вірною копією, наприклад, всього електронного листування з адреси підприємства з певною особою за певний проміжок часу.
Нотаріус не посвідчує факти викладені в документі та не несе відповідальності, якщо особа подала неправдиву інформацію та підтвердила її в тексті афідевіту, а лише підтверджує, що підпис на цьому документі зроблений саме цією особою.
Варто зазначити і те, що в Україні не широко застосовують афідевіт, оскільки тлумачення афідевіту існує тільки у вище зазначеному Роз’ясненні Міністерства юстиції України, офіційних актів присвячених афідевіту більше не існує.
